Przygotowanie do certyfikacji, z założeniem wdrożenia ISO najpierw pilotażowo w Centrali i kilku wybranych jednostkach, a następnie w całej instytucji, wymagało rocznych przygotowań.

Kasa zdecydowała się na system jakości najbardziej ekonomiczny z punktu widzenia instytucji funkcjonującej w rozległej strukturze terenowej, przetwarzającej ogrom chronionych ustawowo danych. System zarządzania jakością oparto zatem na specjalistycznym oprogramowaniu informatycznym. Jego wdrożenie obejmowało cały model organizacyjny – od Prezesa KRUS do wszystkich jednostek organizacyjnych w Centrali, w Oddziałach Regionalnych wraz z podległymi im placówkami terenowymi. Innowacyjna metodyka implementacji norm ISO z wykorzystaniem narzędzi informatycznych i bardzo szeroki zakres wdrożenia systemu już w 2004 roku usytuował KRUS w gronie nielicznych w Polsce instytucji funkcjonujących wg międzynarodowych standardów zarządzania.

W 2005 roku zadecydowano w KRUS o dostosowaniu Systemu do wymagań normy PN-I-07799-2:2005 dotyczącej bezpieczeństwa informacji. Kolejne wdrożenia dostarczyły jednostce certyfikującej - Polskiemu Centrum Badań i Certyfikacji – nowych dowodów na poświadczenie, że Systemy Zarządzania Jakością i Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji KRUS spełniają najwyższe wymagania normy PN-ISO/IEC 27001:2007.

Aktualnie funkcjonuje w Kasie Zintegrowany System Zarządzania (ZSZ) obejmujący systemy: zarządzania jakością, przeciwdziałania zagrożeniom korupcyjnym  i zarządzania bezpieczeństwem informacji, zgodne z wymaganiami norm: PN-EN ISO 9001:2009 wraz z 27 wymaganiami dodatkowymi dotyczącymi systemu przeciwdziałania zagrożeniom korupcyjnym PN-ISO/IEC 27001:2007. Poddano go certyfikacji 15 grudnia 2009 r.  ZSZ tworzą: polityka jakości, polityka bezpieczeństwa, polityka antykorupcyjna, księga zintegrowanego systemu zarządzania,  księga procesów.  plan minimalizacji ryzyka, strategia ciągłości działania zaplanowana do 2015 roku, deklaracja stosowania ZSZ, procedury, metodyki i instrukcje postępowania i inne dokumenty przywołane w procedurach i instrukcjach.

W ocenie jednostki certyfikującej, ZSZ KRUS jest nieporównywalny do systemów jakości wdrożonych w innych instytucjach w Polsce, z uwagi na objęcie nim w Kasie wszystkich jednostek organizacyjnych, skalę procedur i procesów zdefiniowanych w każdym obszarze działania Kasy, wewnętrzny obieg e-dokumentów, wykorzystywanie narzędzi IT i nowoczesnych standardów zarządzania organizacją, systematyczną racjonalizację zatrudnienia, informatyzację i automatyzację pracy. Standardy te są poświadczone krajowymi i międzynarodowymi certyfikatami, a  ostatnio także pozytywnym wynikiem kolejnego auditu zewnętrznego, który  prowadziło PCBC S.A. w listopadzie 2010 roku, deklarując na tej podstawie utrzymanie certyfikatów dla Kasy przez następny rok.

Auditorzy stwierdzili m.in., że Zintegrowany System Zarządzania jest stałym elementem kultury organizacyjnej KRUS. Widoczne są rezultaty funkcjonowania Systemu w postaci np.: ujednolicenia poziomu świadczonych usług, uporządkowania biblioteki dokumentów, wdrożenia platformy e-learningowej do szkoleń wewnętrznych i zaliczania przez ogół pracowników obowiązkowych testów kompetencji, udziału KRUS w Projekcje CAF 2006, ugruntowane zarządzanie procesowe i wysoką satysfakcję klientów KRUS, czego dowodem jest sprawna ich obsługa i znikoma liczba skarg.

KRUS